workplace

Memantau pegawai yang bekerja secara remote

dipublikasi pada tanggal: 27/4/2020

Ini adalah salah dua dari sekian hal yang sering ditanyakan kepada saya, baik di IRL maupun melalui halaman kontak saya, belakangan muncul lagi pertanyaan ini karena ya momennya saat ini (tahu sendiri, covid-19) dimana keadaan memaksa sebagian orang bekerja secara remote atau juga Work From Home (WFH)

Sebelum saya bekerja sebagai freelance, saya dulunya juga sempat bekerja pada beberapa tempat yang memberikan kelelulasaan untuk bekerja secara remote. Dari sekian banyak tempat tersebut, masing-masing punya cara tersendiri untuk “memantau” bagaimana saya dan rekan-rekan kerja bekerja.

Ada banyak cara untuk memantau pegawai yang work from home, aka kerja dari rumah aka kerja remote, namun sebenarnya berdasarkan pengalaman, sebelum menentukan bagaimana memantau rekan kerja, perlu untuk melihat balik lagi, kenapa perlu dilakukan pemantauan.

Iya, mesti tahu dan jelas dulu, apa sih yang dikuatirkan dari pegawai yang bekerja secara remote? Setelah tahu apa yang ingin dikejar dan tujuan dari pemantauan, baru bisa ditentukan mana proses pemantauan yang diperlukan.

Berikut adalah 3 cara yang bisa dilakukan untuk memantau pegawai yang bekerja secara remote, disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai.

Mengetahui segala kegiatan pegawai

Salah satu tempat kerja saya dulu punya intensi seperti ini, so para pekerja diharuskan menginstal aplikasi screen recorder, tujuannya supaya manajer bisa melihat apakah kita beneran kerja atau tidak.

Bonus point: manajer bisa melihat isi email saya, pesan facebook saya, rekening bank, daftar belanjaan saya.

Ada juga teman yang cerita ketika diharuskan bekerja secara remote dimasa pandemi ini, dia diharuskan untuk memasang dan menghidupkan webcam/cctv di ruangannya.

Ya bagus sih, sekalian bisa melihat kegiatan anggota keluarga lainnya.

Memastikan bekerja sesuai jumlah jam kerja

Tempat kerja lain, saya sempat menggunakan sistem absensi, semacam di kantor-kantor gitu.

Jadi ketika memulai jam kerja, jam 9 gitu, saya diharuskan membuka aplikasi absen (website), disitu saya bisa checkin. Lalu ketika sudah selesai, jam 5-an, saya harus checkout melalui aplikasi tersebut lagi.

Aplikasi tersebut unik, kalau telat checkin, bisa-bisa saya di lock, jadi gak bisa check in, dan dianggap absen, gak masuk kerja. Tapi kalau telat checkout, misal karena kerjaan overtime, aplikasi nya fine-fine saja. Weekend, ketika ada keperluan mendesak, aplikasi ini tidak bisa dibuka karena settingannya cuma di weekday saja, jadi gak bisa absen di weekend.

Di lain tempat, saya sempat menggunakan time tracker, baik yang manual seperti Toggle, ataupun yang otomatis seperti Rescue Time.

Toggl mengharuskan penggunanya untuk tidak lupa menghidup-matikan time tracker, karena ya kalau lupa hidupin, tidak dianggap sebagai kerja.

Rescue Time lebih mudah tapi agak agresif, pencatatan waktu secara otomatis. Jadi tidak perlu menghidup-matikan time tracker, secara otomatis akan dicatat berapa jam buka website ini, berapa jam buka aplikasi itu, dan lainnya.


Itu tadi adalah 2 cara untuk memantau pegawai secara remote, bagaimana menurut mu?

Memantau semua kegiatan pegawai pasti mengasyikkan, seakan punya mata dewa. Bisa melihat pegawai kerja beneran apa tidak, bisa melihat pegawai lagi buka website apa saja, pasti menyenangkan.

Mengetahui jumlah jam kerja pegawai juga penting, iya kan? karena kalau pegawai tidak absen jam 9 pagi dan log out jam 5 sore, berarti pegawai tersebut tidak bekerja secara benar.

Karena kesuksesan sebuah perusahaan dihitung dari jumlah jam kerja, iya kan?

Sayangnya tidak demikan

Seberapa banyak jam kerja yang digunakan, tidak menjamin produktifitas kerja. Malah sebenarnya jumlah jam kerja yang banyak namun tidak dibarengi dengan hasil kerja yang oke menunjukkan produktifias kerja yang tidak efektif.

Percuma kalau check in dan check out tepat waktu, kalau diantara kedua waktu tersebut pegawainya tidur.

Memonitor layar kerja atau bahkan memasang CCTV sekalipun tidak berguna, hanya menciptakan penjara kecil untuk pegawai, dan lagipula, apakah kamu tidak punya kesibukan lain selain mantengin layar pemantau?

Jadi gimana dong?

Nah, ini cara ke 3, cara yang menurut saya paling efektif.

Daily Report, laporan harian tentang apa yang sudah dikerjakan.

Tidak harus harian juga sih, disesuaikan saja. Sebagai freelancer, walaupun tidak diharuskan, saya biasanya membuat laporan secara mingguan.

Isi laporannya adalah tentang apa saja yang sudah dikerjakan, apa saja yang menjadi masalah, apa saja yang perlu diketahui rekan kerja lain, dan apa yang akan dilakukan periode berikutnya (besoknya atau minggu depannya).

Tidak perlu tahu keberadaan pegawai, tidak perlu tahu berapa jam dan kapan pegawi bekerja, yang penting adalah tugas yang diserahkan sudah beres, hasilnya ada, bukankah hal itu jauh lebih penting dan berguna?

Apakah pegawai dibayar untuk mengisi jam kerja atau ya, you know, menyelesaikan pekerjaan?

Duduk standby di depan meja kerja selama 8 jam tidak berarti apa-apa kalau tidak menghasilkan sesuatu, tugas masih menumpuk, kerjaan tidak beres dan lainnya. Sebaliknya, kerja 4 jam tapi bisa menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan, itu namanya efisien.

Cara ini juga mudah dilakukan karena bentuknya bermacam-macam, bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan keadaan, tidak harus menggunakan aplikasi atau sistem yang gimana-gimana. Laporan bisa dikirim via email atau bahkan pesan WA.

Di kantor saya yang terakhir menggunakan sistem standup meeting, dimana setiap sore hari pekerjanya bakal ngumpul terus saling memberikan laporan dan update tentang apa yang sudah dikerjakan hari itu.

Sejujurnya, cara ini bisa jadi enak gak enak buat pegawai. Jadi enak kalau ya beneran kerja dan punya hal yang bisa dilaporkan, jadi gak enak kalau sudah hampir sore dan masih belum punya bahan atau kerjaan belum beres jadi gak punya sesuatu untuk dilaporkan.

Positifnya, pembuatan laporan kerja memacu pegawai untuk bekerja lebih efisien. Juga membantu manajer untuk memiliki gambaran terkait progres pekerjaan yang berjalan.

Jadi gimana, masih mau “memantau” pegawai?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

setuju dengan yang daily report atau weekly report mas, trus udah disepakati dulu jumlah task yang jadi targetnya. jadi akan sama-sama enak. bisa dipakai buat evaluasi performa juga.

Yoga Sukma says:

Iya bener, biasanya kalau punya manajer atau pemberi tugas, pastinya sudah dibuatkan daftar tugas nya juga beserta timelinenya.

tapi kalau yang personal, saya sendiri biasanya saya yang memberikan daftar tugas yang akan saya kerjakan besok hari atau seminggu kedepan, kalau ternyata ada yang lebih penting manajer/klien bakal balas untuk memberikan tugas yang dianggap lebih prioritas.

Poin nya sama, intinya harus dijelaskan dulu apa yang mau dikejar dan dikerjakan didepan.