Mengevaluasi jam kerja menggunakan time tracking apps

Kalau kamu adalah seorang freelancer, terutama hourly based freelancer, pasti sudah familiar dengan time tracking apps. Intinya time tracking apps adalah aplikasi yang digunakan untuk mencatat dan mengukur berapa banyak waktu yang kamu habiskan untuk melakukan suatu kegiatan. Nah, biasanya hourly based freelancer akan menggunakan time tracking apps untuk mencatat berapa banyak hours yang mereka habiskan lalu mengkonversi nya menjadi invoice untuk dikirim ke klien mereka. Walaupun akrab dengan hourly based freelancer, sebenarnya time tracker bisa digunakan untuk keperluan lebih luas oleh semua orang.

Saya pernah merasakan bekerja menggunakan time tracking apps, baik ketika masih jadi karyawan, ketika itu si kantor mengharuskan karyawannya untuk menginstal software yang berupa time tracking apps + screen recording, tujuannya jelas untuk mengukur performa karyawan (walaupun lebih terkesan seperti memata-matai karyawan, sigh), pernah juga ketika sudah fulltime freelancer karena saya sempat pikir hourly based project adalah sistem kerja yang paling fair untuk bekerja. Dari 2 pengalaman tersebut, saya merasakan bahwa sebenarnya time tracking apps bisa dipakai untuk keperluan lain, mengungkap seberapa efisien kita bekerja, dan menjadi benchmark bagaimana kita bekerja bahkan sampai mengurangi kemungkinan burn out.

Baca juga:

Untuk memperoleh segala kebaikan tersebut, ada 3 tahap yang perlu dilakukan dan membutuhkan bantuan time tracking apps.

1. Melakukan tracking

Ya jelas, fungsi dari time tracking adalah melakukan tracking, basic, tapi ini fundamental karena ya gimana, sebelum lanjut ke tahap berikutnya mesti punya data, modal, untuk dijadikan bahan acuan.

Permasalahan yang sering terjadi ketika orang-orang baru memulai menggunakan time tracking apps adalah lupa menghidup-matikan tracker. Temen-temen hourly based freelancer pasti sudah sering merasakan hal ini, padahal dibayarnya per hours, tapi lupa menghidupkan tracker :). Jadi kalau awal-awal menggunakan time tracker dan sering kelupaan, itu biasa aja, emang sering kejadian, semakin sering dipakai nanti jadi kebiasaan kok.

Jangan lupa kasi penjelasan yang gak harus detail, tapi cukup jelas di mengerti karena nantinya akan memudahkan dalam mengelompokkan beberapa record kecil menjadi record besar.

2. Analisa

Nah ini bagian serunya, setelah melakukan tracking paling tidak seminggu, bakal ada cukup record untuk dianalisa, menemukan pola, dan melihat apa yang bisa dilakukan untuk menjadi lebih baik.

Dari data seminggu itu, paling tidak akan terlihat ternyata setiap harinya perlu menghabiskan berapa jam untuk bekerja, berapa jam yang terpakai sia-sia, berapa jam iddle time. Termasuk juga berapa jam untuk menyelesaikan suatu tugas, berapa jam dipakai untuk meeting, diskusi bareng klien, dan lain sebagainya.

Bisa jadi kamu akan menemukan ada 1 atau 2 kegiatan yang terlalu banyak menghabiskan waktu, atau malah terlalu sedikit porsi yang diberikan, menunjukkan bahwa ada yang salah dan gak efisien dalam pengelolaan waktu mu.

3. Menentukan tindakan selanjutnya

Setelah mengetahui pola masa kerja, akan membantu menentukan langkah apa yang selanjutnya perlu diambil, sebagai contoh kalau kamu adalah karyawan sebuah perusahaan dimana jam kerja nya mesti nya 8 jam, kalau ternyata hasil tracker kurang dari itu maka bisa dilihat lagi hasil kerja nya, kalau jam kerja kurang tapi sudah sesuai target berarti ada celah untuk mengajukan upgrading karir, atau lainnya. Kalau jam kerja kurang terus gak sesuai target kerja, maka bisa dilihat tuh apa aja yang bikin kehabisan jam kerja, untuk berikutnya dikurangi supaya target kerja tetap terpenuhi.

Kalau untuk freelancer sendiri, hasil tracker bisa digunakan sebagai modal untuk menentukan estimasi kerjaan lain yang sejenis kedepannya, bisa juga digunakan untuk menentukan apakah rate biaya freelance mu mesti di update, bisa juga jadi sebuah pembatas waktu agar gak terlalu banyak terseret kedalam pekerjaan sehingga mengorbankan waktu untuk keperluan lain yang sering kali berujung kepada burn out, bosen kerja, atau malah sakit. (Ini mah bukan cuma untuk freelancer, tapi juga bisa untuk semua pekerja profesional yak)


Saya sendiri setelah beberapa kali mencoba konsisten menerapkan penggunaan time tracker apps secara telaten menemukan bahwa ternyata maksimal saya bekerja hanya sekitar 4-5 jam perharinya, kalau diterusin biasanya hasilnya gak efektif dan berujung ke kegiatan sia-sia didepan laptop yang padahal bisa dialihkan ke kegiatan lain, quality time bareng keluarga, baca buku, learn something new, anything. Jadi seterusnya, daripada memaksakan diri bekerja selama 8 jam secara tidak efisien, kalau sudah 4 jam maka saya memilih menjauhkan diri dari kerjaan, rileksasi. Kalaupun ada yang perlu dikerjain (biasa, deadliner) maka akan dilakukan setelah keadaan sudah kondusif 🙂 (ini alasan kenapa saya sangat pro sekali penerapan flexible working hours)

Poin utama dari time tracker bukan sekedar mencatat jam kerja, tapi juga untuk membantu memanajemen waktu, mengaudit seberapa efisien kita dalam menggunakan waktu, menghindari perasaan “sibuk sepanjang hari” padahal tidak ada hasil yang didapat dan membantu menentukan kebiasaan baik berdasarkan data yang ada (Data Driven Behavior).

Ah iya, Time tracking apps yang direkomendasikan

Saya telah mencoba beberapa apps, yang paling bener rasanya hanya punya toggl. Ada beberapa kelebihan yang oke banget

  • Paket free nya sudah cukup oke untuk kebutuhan basic.
  • Support di berbagai macam platform, desktop, mobile (android, IOS), dan juga web
  • Kalau di desktop, bakal muncul notifikasi kalau tracker gak dihidupkan, ini berguna untuk meminimalisir lupa menghidupkan time tracker saat bekerja.
  • Weekly report ke email untuk refleksi apa yang sudah dikerjakan selama seminggu terakhir.
  • Report berupa PDF yang oke bisa untuk rekapan dan juga oke kalau mau dikirim ke klien untuk keperluan invoicing.

Toggl sendiri bisa di download disini

 

Suka dengan artikel diatas?

Setiap akhir pekan, saya membuat artikel singkat beserta beberapa link terkait dengan topik freelancing, kerja remote, productivity, modern work and life, self improvement dan juga seputar web development. Tertarik? masukkan email mu pada form dibawah ini:

3 Balasan untuk “Mengevaluasi jam kerja menggunakan time tracking apps”

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *