Mengevaluasi jam kerja menggunakan time tracking apps

Kalau kamu adalah seorang freelancer, terutama hourly based freelancer, pasti sudah familiar dengan time tracking apps. Intinya time tracking apps adalah aplikasi yang digunakan untuk mencatat dan mengukur berapa banyak waktu yang kamu habiskan untuk melakukan suatu kegiatan. Nah, biasanya hourly based freelancer akan menggunakan time tracking apps untuk mencatat berapa banyak hours yang mereka habiskan lalu mengkonversi nya menjadi invoice untuk dikirim ke klien mereka. Walaupun akrab dengan hourly based freelancer, sebenarnya time tracker bisa digunakan untuk keperluan lebih luas oleh semua orang.

Saya pernah merasakan bekerja menggunakan time tracking apps, baik ketika masih jadi karyawan, ketika itu si kantor mengharuskan karyawannya untuk menginstal software yang berupa time tracking apps + screen recording, tujuannya jelas untuk mengukur performa karyawan (walaupun lebih terkesan seperti memata-matai karyawan, sigh), pernah juga ketika sudah fulltime freelancer karena saya sempat pikir hourly based project adalah sistem kerja yang paling fair untuk bekerja. Dari 2 pengalaman tersebut, saya merasakan bahwa sebenarnya time tracking apps bisa dipakai untuk keperluan lain, mengungkap seberapa efisien kita bekerja, dan menjadi benchmark bagaimana kita bekerja bahkan sampai mengurangi kemungkinan burn out.

Untuk memperoleh segala kebaikan tersebut, ada 3 tahap yang perlu dilakukan dan membutuhkan bantuan time tracking apps.

1. Melakukan tracking

Ya jelas, fungsi dari time tracking adalah melakukan tracking, basic, tapi ini fundamental karena ya gimana, sebelum lanjut ke tahap berikutnya mesti punya data, modal, untuk dijadikan bahan acuan.

Permasalahan yang sering terjadi ketika orang-orang baru memulai menggunakan time tracking apps adalah lupa menghidup-matikan tracker. Temen-temen hourly based freelancer pasti sudah sering merasakan hal ini, padahal dibayarnya per hours, tapi lupa menghidupkan tracker :). Jadi kalau awal-awal menggunakan time tracker dan sering kelupaan, itu biasa aja, emang sering kejadian, semakin sering dipakai nanti jadi kebiasaan kok.

Jangan lupa kasi penjelasan yang gak harus detail, tapi cukup jelas di mengerti karena nantinya akan memudahkan dalam mengelompokkan beberapa record kecil menjadi record besar.

2. Analisa

Nah ini bagian serunya, setelah melakukan tracking paling tidak seminggu, bakal ada cukup record untuk dianalisa, menemukan pola, dan melihat apa yang bisa dilakukan untuk menjadi lebih baik.

Dari data seminggu itu, paling tidak akan terlihat ternyata setiap harinya perlu menghabiskan berapa jam untuk bekerja, berapa jam yang terpakai sia-sia, berapa jam iddle time. Termasuk juga berapa jam untuk menyelesaikan suatu tugas, berapa jam dipakai untuk meeting, diskusi bareng klien, dan lain sebagainya.

Bisa jadi kamu akan menemukan ada 1 atau 2 kegiatan yang terlalu banyak menghabiskan waktu, atau malah terlalu sedikit porsi yang diberikan, menunjukkan bahwa ada yang salah dan gak efisien dalam pengelolaan waktu mu.

3. Menentukan tindakan selanjutnya

Setelah mengetahui pola masa kerja, akan membantu menentukan langkah apa yang selanjutnya perlu diambil, sebagai contoh kalau kamu adalah karyawan sebuah perusahaan dimana jam kerja nya mesti nya 8 jam, kalau ternyata hasil tracker kurang dari itu maka bisa dilihat lagi hasil kerja nya, kalau jam kerja kurang tapi sudah sesuai target berarti ada celah untuk mengajukan upgrading karir, atau lainnya. Kalau jam kerja kurang terus gak sesuai target kerja, maka bisa dilihat tuh apa aja yang bikin kehabisan jam kerja, untuk berikutnya dikurangi supaya target kerja tetap terpenuhi.

Kalau untuk freelancer sendiri, hasil tracker bisa digunakan sebagai modal untuk menentukan estimasi kerjaan lain yang sejenis kedepannya, bisa juga digunakan untuk menentukan apakah rate biaya freelance mu mesti di update, bisa juga jadi sebuah pembatas waktu agar gak terlalu banyak terseret kedalam pekerjaan sehingga mengorbankan waktu untuk keperluan lain yang sering kali berujung kepada burn out, bosen kerja, atau malah sakit. (Ini mah bukan cuma untuk freelancer, tapi juga bisa untuk semua pekerja profesional yak)


Saya sendiri setelah beberapa kali mencoba konsisten menerapkan penggunaan time tracker apps secara telaten menemukan bahwa ternyata maksimal saya bekerja hanya sekitar 4-5 jam perharinya, kalau diterusin biasanya hasilnya gak efektif dan berujung ke kegiatan sia-sia didepan laptop yang padahal bisa dialihkan ke kegiatan lain, quality time bareng keluarga, baca buku, learn something new, anything. Jadi seterusnya, daripada memaksakan diri bekerja selama 8 jam secara tidak efisien, kalau sudah 4 jam maka saya memilih menjauhkan diri dari kerjaan, rileksasi. Kalaupun ada yang perlu dikerjain (biasa, deadliner) maka akan dilakukan setelah keadaan sudah kondusif 🙂 (ini alasan kenapa saya sangat pro sekali penerapan flexible working hours)

Poin utama dari time tracker bukan sekedar mencatat jam kerja, tapi juga untuk membantu memanajemen waktu, mengaudit seberapa efisien kita dalam menggunakan waktu, menghindari perasaan “sibuk sepanjang hari” padahal tidak ada hasil yang didapat dan membantu menentukan kebiasaan baik berdasarkan data yang ada (Data Driven Behavior).

Ah iya, Time tracking apps yang direkomendasikan

Saya telah mencoba beberapa apps, yang paling bener rasanya hanya punya toggl. Ada beberapa kelebihan yang oke banget

  • Paket free nya sudah cukup oke untuk kebutuhan basic.
  • Support di berbagai macam platform, desktop, mobile (android, IOS), dan juga web
  • Kalau di desktop, bakal muncul notifikasi kalau tracker gak dihidupkan, ini berguna untuk meminimalisir lupa menghidupkan time tracker saat bekerja.
  • Weekly report ke email untuk refleksi apa yang sudah dikerjakan selama seminggu terakhir.
  • Report berupa PDF yang oke bisa untuk rekapan dan juga oke kalau mau dikirim ke klien untuk keperluan invoicing.

Toggl sendiri bisa di download disini

 

Benefit dari kerja remote

Tulisan ini berdasarkan pada salah satu pertanyaan di grup Facebook Kami Kerja Remote. Sebagai catatan, konteks dari pertanyaan dan jawaban dibawah adalah dari sisi karyawan / pekerja. Saya belum membahas dari sisi perusahaan.

Sebelumnya, saya memulai kerja remote pada salah satu tempat kerja saya di Bandung, sebuah software house yang tadinya sih saya kerja secara onsite bahkan nginep di kantor. 1 tahun kemudian saya menikah dan meminta opsi kerja remote yang sebenarnya sudah di di sounding sejak jauh-jauh hari sebelumnya. Beberapa tahun kemudian saya resign dan bekerja untuk perusahaan lain, di Jakarta, Sydney, dan New York dan tentu saja semua dilakukan secara remote dari rumah saya di Samarinda.

Setelah semua itu, apa sih Benefit dari kerja remote?

Saya gak kuatir kehilangan waktu bersama anak dan istri.

Jadi karena kerja tanpa harus pergi kekantor, maka saya bisa bekerja dari rumah, entah rumah saya apa rumah ortu atau mertua, dimana saya bisa lompat dikit untuk nemuin anak istri saya, main-main bentar sambil nyari ide kreatif, lalu balik lagi kekamar tak berpintu untuk melanjutkan pekerjaan.

Kalau ada apa-apa dengan anak saya maka saya tinggal celinguk dikit.

Tentunya ini lebih baik lagi jika dikombinasikan dengan flexible working hours

Menghindari kebosanan kerja

Seberapa baik pun ruangan kerja di kantor mu, kalau setiap hari Senin-Jumat (atau weekend juga? :p) berbulan-bulan atau bertahun-tahun pastilah bosen juga.

Oleh karena itu, dengan kerja remote tanpa harus pergi kekantor, saya bisa bekerja dari mana saja, misal ajak anak istri nge-mall, biarin mereka main dan saya balik kerja di salah satu pojok kafe. Atau malah ngikutin lifestyle digital nomad, dimana kamu kerja tapi sambil traveling. Paling minim, kalau bosen saya bisa setup kamar kerja saya sendiri sesuai keinginan.

Mencari pekerjaan yang sesuai

Ditempat saya tinggal, mencari pekerjaan / project yang sesuai dengan skill saya agak susah, kalaupun ada maka penghargaan yang diberikan agak kurang sesuai. Nah kerja remote membantu saya menemukan dan melakukan pekerjaan yang sesuai (dari minat, bakat dan juga bayaran tentunya) dari kota mana saja bahkan negara mana saja, tanpa harus re-lokasi atau pindah tempat tinggal.

Salah satu joke antar pekerja remote adalah “tinggal di desa penghasilan metropolitan” sangat menggambarkan benefit dari kerja remote.

Tentu saja selalu ada positif dan negatif dari sistem kerja remote. Diatas tadi adalah beberapa benefit yang saya rasakan, untuk negatif nya akan saya bahas di artikel lain deh.

Ah iya, pastikan kamu tidak mensalah-artikan kerja remote dan freelancer 🙂

Berlari tanpa garis akhir

Salah satu isu yang sering dihadapi programmer terutama yang bekerja secara project by project adalah update, penyesuaian atau revisi pekerjaan yang berlalu begitu lama yang bisa sampai berbulan-bulan atau bahkan lebih. Dulu waktu saya masih bekerja pada salah satu software house ada istilah “never ending story” atau ya ibarat lari, lari tanpa garis akhir.

Ada beberapa hal yang menjadi penyebab dari isu ini.

Lanjutkan membaca “Berlari tanpa garis akhir”

Flexible Working Hours

Kalau ditanya, apa yang paling menarik dari bekerja as freelancer (dalam hal ini programmer freelance), maka saya akan menjawab kebebasan memilih jam kerja AKA Flexible Working Hours. Beberapa orang mungkin bakal menjawab kebebasan untuk bekerja secara remote, dimana bisa bekerja secara bebas dimana saja. Tapi saya beruntung karena sempat merasakan bekerja pada digital agensi dan webshop dari bandung, jakarta, sydney, bahkan florida dimana semuanya mengijinkan saya untuk bekerja secara remote walaupun sebagai karyawan, sehingga kerja remote bukanlah hal baru lagi bagi saya. Flexible Working Hours adalah hal yang benar-benar baru dan menyenangkan yang saya rasakan ketika memulai fulltime freelancer.

Seperti ditulis diatas, Flexible Working Hours adalah kebebasan untuk memilih jam kerja. Sebagai freelancer, saya bisa memilih kapan saya harus bekerja, bisa di pagi hari, siang hari, malam, apapun tanpa ikatan dan keharusan untuk standby 9 to 5, atau 8 jam straight. Tentu Saja ini gak bisa diberlakukan untuk semua jenis profesi, tapi sangat memungkinkan untuk pekerjaan yang sifatnya kreatif (pekerja kreatif) yang tidak langsung berhubungan dengan user/klien/masyarakat.

Lanjutkan membaca “Flexible Working Hours”

Samarinda Food Delivery Services

Pada waktu acara Telkomsel nextdev kemarin, temen saya sempat bertanya, “nyari dimana nih makanan yang asik disini dan tetep cocok ama lidah orang jakarta?” saya lupa promosiin beberapa delivery services yang ada di samarinda, seandainya beliau tahu, ada banyak layanan antar makanan di Samarinda ini.

Efek gojek di Jakarta sana akhirnya sampai juga di ibukota Kalimantan Timur ini, sama seperti di ibukota sana yang bermunculan xxx-jek lain setelah kehadiran gojek, disini pun kurang lebih sama. Beberapa menawarkan layanan yang sama seperti gojek, mengantar segala macam tumpangan, tapi ada juga yang memilih fokus pada layanan tertentu seperti mengantar makanan saja.

Samarinda punya beberapa layanan food delivery services yang bisa bikin kamu gak perlu bingung cari makan, berikut ini adalah beberapa layanan antar makanan yang saya tahu, kalaupun ada lagi di luar list ini, mungkin karena saya gak gaul atau memang layanan tersebut belum beken.

Lanjutkan membaca “Samarinda Food Delivery Services”

Tips untuk freelancers

Seperti yang sudah diketahui, saya bekerja secara freelance dengan berbagai macam clients, baik secara individu, agensi, ataupun institusi secara serius sejak maret 2016 lalu. Sebenarnya jauh sebelum-sebelumnya sejak awal mengenal dunia web development di tahun 2010-an saya sudah memulai freelancing, tapi hanya sekedar sambilan, mengisi waktu, side project intinya gak pernah sampai serius. Ternyata memang sangat berbeda rasanya ketika freelancing sebagai side project atau malah kerja tambahan dengan freelancing sebagai pekerjaan utama.

Sebelumnya saya juga pernah menulis tentang pengalaman saya 6 bulan awal saya freelancing, ada banyak pelajaran yang saya dapatkan. Tapi seperti kata para freelancers yang sudah pro, 1-2 tahun di awal freelance itu memang masih masa gonjang-ganjing, semua nya masih proses sampai ntar 3 tahun, baru agak stabil. Stabil di bawah atau stabil diatas :D.

Lanjutkan membaca “Tips untuk freelancers”

Downgrade

Sejak beberapa waktu lalu saya pengen banget melakukan reinstall MacBook saya, karena ya mulai terasa lambat dan mulai penuh dengan junk files. Sayangnya saya gak punya installer untuk el Capitan, versi yang lagi saya pakai, yang ada hanya installer Yosemite. Ada sih temen yang punya installer Sierra, versi terbaru tapi atas berbagai macam pertimbangan saya putuskan untuk downgrade saja lah. Salah satu alasan utama adalah saya sadar diri aja, MacBook saya sudah tua (2011) jadi gak bakal dapat banyak fitur baru dari Sierra.

Instalasi mah karena sudah berupa USB Installer jadi seperti installasi pada OS lainnya, tinggal next next aja.

Setelah installasi selesai, berikutnya adalah install aplikasi yang dibutuhkan. Nah, disini saya mulai me-list apa aja sih sebenarnya yang saya butuhin, dan akhirnya berikut adalah list aplikasi yang terinstall di MacBook saya.

Lanjutkan membaca “Downgrade”

Ngulik WordPress

Beberapa bulan terakhir saya lebih sering dapet project terkait dengan WordPress Development. Mulai dari pembuatan theme simple untuk keperluan re-design suatu instansi sampai pembuatan plugin yang cukup unik dan “menantang” dari sisi development. Saya sendiri gak asing sebenarnya dengan WordPress karena pekerjaan saya di kantor sebelumnya juga full WordPress theme developer. Walaupun ada banyaak bad-mouth tentang WordPress, tapi ya pasar gak bohong, 25% web di dunia pakai WordPress 😉

Salah satu yang lagi saya kerjakan kali ini adalah project yang skala nya cukup besar, atau bisa dibilang yang terbesar yang pernah saya handle pada platform WordPress. Salah satu toko online yang menjual pakaian anak yang cukup famous dengan sales sampai 250 ribu pcs per 3 bulannya (semoga gak salah info), sedang melakukan migrasi dari sistem mereka yang lama (magento) ke WordPress (dengan woocommerce), dan saya bersyukur dapat terlibat langsung pada projek ini. Projek ini bukan sekedar bikin theme, tapi juga meliputi sistem back office, membership, stock inventory dan beberapa hal lainnya yang semuanya dilakukan diatas platform WordPress.  Kebayang bakal dapet pengalaman handling WordPress untuk very high traffic.

Lanjutkan membaca “Ngulik WordPress”

Telkomsel “Nextdev” dan hal lain disekitarnya

Beberapa hari lalu telkomsel mengadakan event tahunan telkomsel next Dev, event yang termasuk keren, karena jarang banget event seperti ini ada di ibukota Kalimantan Timur ini.

Kebetulan salah satu speaker adalah rekan kerja saya, dan beliau juga memutuskan untuk stay beberapa hari di sini. Jadi selama 3 hari kemarin, kita banyak ngobrol dan diskusi berbagai macam hal, kita jadi banyak ngobrol tentang kehidupan startup dan pekerja kreatif. Ada banyak hal yang kita bicarakan mulai dari dapur startup sampai dapur pribadi :D.

Lanjutkan membaca “Telkomsel “Nextdev” dan hal lain disekitarnya”

6 bulan full-time freelancing, ini yang saya rasakan

Melanjutkan post saya sebelumnya, tanggal 1 maret 2016 kemarin saya mulai full time freelancing. Sebenarnya statusnya sih masih belum full, karena masih sebagai karyawan tapi memang sudah masa-masa resign, sampai 10 hari kemudian beneran resign. Sebelum-sebelumnya saya juga sudah mulai freelancing, tapi lebih sekedar side-job, dan setelah kemarin resign, saya memutuskan gak nyari kerjaan resmi dulu, mau merasakan kehidupan full-time freelancer.

Dalam 6 bulan ini, ada banyak hal dan kejadian yang baru kerasa dan terjadi setelah merasakan langsung full-time freelancing, Beberapa menarik dan positif, namun tentunya gak semua hal bisa nyaman sesuai maunya kita.

Lanjutkan membaca “6 bulan full-time freelancing, ini yang saya rasakan”